Çin'de şirket kurmak, bir marka başvurusu yapmak, banka hesabı açmak, çalışma izni almak ya da Çinli bir kuruma vekaletname sunmak istediğinizde ilk karşılaşacağınız konu belgelerdir. Türkiye'de düzenlenen bir ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, diploma ya da adli sicil kaydı, Çin'de doğrudan kabul edilmez; doğru tercüme, gerektiğinde noter onayı ve uluslararası geçerlilik için apostil şerhi gerekir. Bu yazıda Türk belgelerinin Çin'de kullanımı için izlenmesi gereken yolu sade bir dille anlatıyoruz: Çin'in Apostil Sözleşmesi'ne katılımı ne değiştirdi, hangi belgeye hangi işlem yapılır, Türkiye'de apostil nereden alınır, tercüme Türkiye'de mi yoksa Çin'de mi yapılmalı, isim ve unvan tutarlılığı neden önemlidir ve en sık karşılaşılan belge senaryoları nelerdir. Amacımız, belgelerinizin Çin'deki kurumdan ilk seferde kabul görmesine yardımcı olmak.
Çin'in Apostil Sözleşmesi'ne katılımı neyi değiştirdi?
Uzun yıllar boyunca Türk belgelerinin Çin anakarasında kullanılabilmesi için konsolosluk tasdiki gerekiyordu: Belge önce Türkiye'de ilgili makamlarca onaylanır, ardından Çin'in Türkiye'deki temsilciliği tarafından tasdik edilirdi. Çin, Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Zorunluluğunun Kaldırılması Sözleşmesi'ne, yani Lahey Apostil Sözleşmesi'ne katıldı ve sözleşme Çin için Kasım 2023'ten itibaren yürürlüğe girdi. Türkiye de bu sözleşmenin tarafı olduğundan, genel olarak Türk resmi belgelerinin Çin'de kullanımı için konsolosluk tasdiki yerine apostil şerhi yeterli hale geldi. Bu, hem zaman hem de işlem adımı açısından önemli bir kolaylık sağladı.
Bu değişiklik süreci önemli ölçüde sadeleştirdi, ancak her şeyin otomatik olarak çözüldüğü anlamına gelmez. Apostil yalnızca belgenin üzerindeki imzanın, mührün ve düzenleyen makamın gerçekliğini teyit eder; belgenin içeriğini veya Çin'deki kurumun onu kabul edip etmeyeceğini garanti etmez. Bazı Çinli kurumlar belgenin belirli bir süre içinde düzenlenmiş olmasını, Çince tercümenin belirli bir şekilde yapılmasını ya da ek açıklamalar isteyebilir. Uygulama kurumdan kuruma ve şehirden şehre farklılık gösterebildiği için, belgeyi sunacağınız makamın güncel şartlarını önceden teyit etmek en doğru yaklaşımdır.
Türkiye'de apostil nereden alınır? Belge türüne göre makamlar
Türkiye'de apostil şerhi, belgenin türüne göre farklı makamlar tarafından verilir. İdari nitelikteki belgeler, örneğin nüfus kayıt örneği, diploma, ticaret odası belgeleri ve noter onaylı belgeler genellikle valilik veya kaymakamlıklar tarafından apostillenir. Adli belgeler, örneğin mahkeme kararları ve adli sicil kaydı gibi belgeler ise ağır ceza mahkemesi bulunan yerlerdeki adalet komisyonu başkanlıkları tarafından apostillenir. Bazı belgeler için elektronik apostil imkânları da gelişmektedir. Hangi makamın yetkili olduğu belgenin niteliğine göre değiştiğinden, başvurmadan önce ilgili makamın güncel uygulamasını kontrol etmek zaman kazandırır.
Özel belgelerde ise önce noter aşaması gelir. Örneğin şirketinizin Çin'deki bir kişiye verdiği vekaletname ya da yönetim kurulu kararı gibi belgeler önce noterde düzenlenir veya onaylanır, ardından noter onayının üzerine apostil alınır. Bu sıra önemlidir; çünkü apostil, özel bir belgenin kendisini değil, üzerindeki resmi onayı, yani noterin imza ve mührünü teyit eder. e-Devlet üzerinden alınan barkodlu belgelerin Çin'de doğrudan kabul edilip edilmeyeceği ise kuruma göre değişebilir; çoğu durumda bu belgelerin de apostil sürecinden geçirilmesi gerekir.
- İdari belgeler: genellikle valilik veya kaymakamlık
- Adli belgeler: adalet komisyonu başkanlıkları
- Özel belgeler: önce noter onayı, sonra apostil
- e-Devlet belgeleri: kuruma göre ek işlem gerekebilir
Çince tercüme: Türkiye'de mi, Çin'de mi yapılmalı?
Türk belgelerinin Çin'de kullanımında en sık sorulan sorulardan biri tercümenin nerede yapılacağıdır. İki yaygın model vardır. Birincisinde belge Türkiye'de Çince'ye yeminli tercüman tarafından tercüme edilir, tercüme noter tarafından onaylanır ve apostil bu noter onayının üzerine alınır; böylece tercüme de uluslararası geçerlilik kazanır. İkincisinde orijinal Türkçe belge apostillenir ve Çin'e gönderilir, Çince tercüme ise Çin'de, kurumun kabul ettiği bir tercüme şirketi tarafından yapılır ve şirketin mührüyle onaylanır. İki modelin de avantajları vardır ve hangisinin seçileceği, belgenin kullanılacağı işleme göre değişir.
Hangi modelin uygun olduğu, belgeyi kabul edecek Çinli kuruma bağlıdır. Bazı piyasa düzenleme birimleri, bankalar veya çalışma izni makamları Çin'de yapılmış ve tercüme şirketinin mührünü taşıyan tercümeleri tercih edebilir; bazıları ise Türkiye'de yapılmış noter onaylı ve apostilli tercümeyi kabul eder. Yeni İpekyolu olarak belgeyi hazırlamaya başlamadan önce Çin'deki ekibimiz aracılığıyla ilgili kurumun beklentisini teyit ediyor, gereksiz tekrarları ve masrafları önlüyoruz. Bu basit ön kontrol, belgenin Çin'de geri çevrilmesi riskini önemli ölçüde azaltır.
Çin'de şirket kuruluşu için gerekli Türk belgeleri
Türk bir şirket Çin'de yabancı sermayeli bir şirket ya da temsilcilik kurmak istediğinde, kurucu şirketin varlığını ve yetkililerini kanıtlayan belgeler istenir. Bunlar genellikle şirketin kuruluşunu ve güncel durumunu gösteren ticaret sicil belgeleri, faaliyet belgesi, imza sirküleri, yetkili kişinin pasaport kopyası ve gerektiğinde yönetim kurulu kararıdır. Bazı durumlarda banka referans mektubu da talep edilebilir. Hangi belgelerin istendiği, kurulacak yapının türüne, şehre ve yerel makamın güncel uygulamasına göre değişir; bu nedenle liste her proje için ayrıca teyit edilmelidir.
Şirket belgelerinde en sık karşılaşılan sorun, belgeler arasındaki tutarsızlıktır. Türk şirketinin unvanı ticaret sicil gazetesinde, imza sirkülerinde ve vekaletnamede birebir aynı yazılmalıdır; kısaltmalar, “Ltd. Şti.” ile “Limited Şirketi” gibi farklılıklar Çin'deki inceleme sırasında soru işaretine dönüşebilir. Ayrıca Türk şirket unvanının Çince karşılığının tüm tercümelerde aynı şekilde yazılması gerekir. İlk belgede seçilen Çince ad, ileride Çin'deki şirketin yatırımcı kayıtlarında, banka işlemlerinde ve sözleşmelerde kullanılacağı için baştan dikkatle belirlenmelidir. Bu nedenle ilk tercümeden önce Çince unvanı netleştirip bir referans listesine kaydetmek iyi bir uygulamadır.
Çin için vekaletname nasıl hazırlanır?
Çin'de şirket kuruluşu, marka başvurusu, banka işlemleri ya da bir uyuşmazlık sürecinde Türk şirketinin veya kişinin yerine işlem yapacak birine vekaletname vermek gerekebilir. Vekaletnamede vekilin kimlik bilgileri, verilen yetkilerin kapsamı ve süresi açık biçimde yazılmalıdır. Çin'deki kurumlar genellikle yetkilerin belirli ve sınırlı olmasını tercih eder; “her türlü işlem” gibi çok genel ifadeler bazen yeterli bulunmayabilir. Bu nedenle vekaletnamenin metnini, Çin'de yapılacak işlemi bilen biriyle birlikte hazırlamak en sağlıklı yoldur. Vekaletnamenin geçerlilik süresini ve gerekirse azil koşullarını da belirtmek, ileride doğabilecek belirsizlikleri ortadan kaldırır.
Pratik bir çözüm, vekaletnameyi baştan Türkçe–Çince iki dilli olarak hazırlamaktır. Böylece noterde Türkçe metin onaylanırken Çince metin de aynı belgede yer alır ve Çin'de ayrı bir tercümeye gerek kalmayabilir; ancak bunun kabul edilip edilmeyeceği de ilgili kuruma bağlıdır. Vekaletnamede vekilin adının pasaporttaki yazılışla, Çinli vekil için ise Çin kimlik kartındaki adla birebir aynı olması gerekir. Küçük bir yazım farkı bile belgenin yeniden düzenlenmesine yol açabilir. Bu nedenle imza öncesinde metni hem Türkçe hem Çince olarak satır satır kontrol etmek, sonradan yaşanacak gecikmeleri önler.
Çalışma izni, eğitim ve aile belgeleri için dikkat edilecekler
Türk belgelerinin Çin'de kullanımı yalnızca şirketlerle sınırlı değildir. Çin'de çalışacak bir Türk vatandaşı için çalışma izni sürecinde diploma ve adli sicil kaydı gibi belgeler istenebilir. Diploma için mezun olunan üniversitenin düzenlediği belge ve gerektiğinde ilgili kurumlardan alınan onaylar, adli sicil kaydı için ise güncel tarihli bir belge gerekir. Aileyle birlikte taşınma durumunda evlilik ve doğum belgeleri de istenebilir. Bu belgelerin her biri için apostil ve Çince tercüme süreci, belgenin türüne göre ayrı ayrı planlanmalıdır.
Bu tür belgelerde dikkat edilmesi gereken en önemli nokta güncelliktir. Bazı Çinli makamlar adli sicil kaydı veya medeni durum belgesi gibi belgelerin belirli bir süreden daha eski olmamasını ister. Bu nedenle belgeleri çok erken almak, Çin'e vardığınızda geçerliliklerini yitirmiş olmalarına yol açabilir; çok geç almak ise süreci aksatabilir. En doğru yol, Çin'deki işvereninizden veya ilgili makamdan güncel belge listesini ve geçerlilik şartlarını yazılı olarak istemek ve takvimi buna göre kurmaktır. Belgeleri farklı makamlardan alırken her birinin düzenlenme tarihini bir tabloda takip etmek de işinizi kolaylaştırır.
Türk belgelerinin Çin'de kullanımı için kontrol listesi
Süreci özetlemek gerekirse: Önce belgeyi kabul edecek Çinli kurumu ve onun beklentilerini netleştirin. Ardından belgenin resmi mi yoksa özel mi olduğunu belirleyin; özel belgeler için noter onayını tamamlayın. Belgeye ve gerekiyorsa tercümeye uygun makamdan apostil alın. Tercümenin Türkiye'de mi, Çin'de mi yapılacağını kurumun kabulüne göre seçin. Son olarak tüm belgelerde isimlerin, unvanların ve tarihlerin tutarlı olduğunu kontrol edin. Bu sırayı izlemek, belgelerinizin ilk denemede kabul edilme ihtimalini önemli ölçüde artırır.
Yeni İpekyolu olarak İstanbul'daki ofisimizde Çince yeminli tercüme, noter ve apostil süreçlerinin koordinasyonunu yürütüyor; Çin'deki ekibimizle de belgenin sunulacağı kurumun güncel şartlarını teyit ediyoruz. Belgelerin hangi sırayla hazırlanacağını, hangilerinin paralel ilerleyebileceğini ve Çin'e hangi yolla gönderileceğini de sizin için planlıyoruz; böylece süreç boyunca her adımın nerede olduğunu net olarak bilirsiniz. Şirket kuruluşu, marka tescili, vekaletname veya çalışma izni için belgelerinizi birlikte hazırlamak ve gereksiz tekrarlardan kaçınmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
- Belgeyi kabul edecek kurumun şartlarını teyit edin.
- Özel belgelerde önce noter onayı alın.
- Doğru makamdan apostil şerhi alın.
- Tercüme yerini kurumun kabulüne göre seçin.
- İsim, unvan ve tarih tutarlılığını kontrol edin.
- Belgelerin güncellik şartını takvime ekleyin.
Sık sorulan sorular
Türk belgeleri için Çin konsolosluk tasdiki hâlâ gerekli mi?
Çin'in Apostil Sözleşmesi'ne katılımından sonra genel olarak Türk resmi belgeleri için apostil yeterli hale geldi. Yine de belgeyi kabul edecek kurumun güncel uygulamasını önceden teyit etmenizi öneririz.
Apostil belgenin Çince tercümesinin yerine geçer mi?
Hayır. Apostil yalnızca imza ve mührün gerçekliğini teyit eder; Çin'deki kurumlar genellikle belgenin Çince tercümesini de ister. Tercümenin nerede yapılacağı kurumun şartlarına bağlıdır.
Hong Kong için de aynı süreç mi geçerli?
Hong Kong ve Makao, Çin anakarasından önce de apostil sistemine dahildi ve kendi uygulamalarına sahiptir. Belgeyi hangi bölgede kullanacağınızı baştan belirtmek doğru işlemi seçmek için önemlidir.
e-Devlet'ten aldığım belge Çin'de geçerli mi?
Barkodlu e-Devlet belgelerinin Çin'de doğrudan kabulü kuruma göre değişebilir. Çoğu durumda bu belgelerin de apostil sürecinden geçmesi ve Çince'ye tercüme edilmesi gerekir.
Belgelerimi Çin'e göndermeden önce kontrol ettirebilir miyim?
Evet. Yeni İpekyolu olarak belgelerinizi isim tutarlılığı, apostil ve tercüme açısından kontrol ediyor, Çin'deki ekibimizle kurumun beklentisini teyit ederek eksikleri gönderim öncesinde tamamlamanıza yardımcı oluyoruz.