Çince Sözleşme Hazırlarken Dikkat Edilecekler: 8 Kritik Nokta

Çince sözleşme mi, İngilizce mi, iki dilli mi?

Çinli tedarikçilerin büyük kısmı İngilizce sözleşmeyi kabul eder, ancak firmanın iç onay sürecinde, muhasebe biriminde ve olası bir uyuşmazlıkta Çince metin her zaman ön plana çıkar. Çin'deki mahkeme veya tahkim kurumuna gidildiğinde yabancı dildeki belgelerin Çince tercümesi istenir; bu tercümeyi o aşamada karşı tarafın ya da kurumun seçtiği bir tercümana bırakmak riskli olabilir. Bu nedenle sipariş hacmi büyüdükçe en sağlıklı yol, baştan iki dilli bir Çince sözleşme hazırlamaktır. Böylece hem sizin ekibiniz hem de fabrikanın satış, üretim ve finans ekipleri aynı metni kendi dillerinde okuyabilir.

Türkçe–Çince doğrudan iki dilli sözleşme, özellikle Türk tarafında imza yetkilisinin İngilizce bilmediği durumlarda büyük kolaylık sağlar. Bazı firmalar üç dilli bir metin tercih eder: Çince, İngilizce ve Türkçe. Üç dil kulağa güvenli gelse de her ek dil, metinler arasında tutarsızlık riskini artırır. Pratikte en iyi sonuç genellikle Çince ve sizin ekibinizin rahat okuduğu tek bir dil ile, sütunlar halinde yan yana dizilmiş bir yapıyla elde edilir. Hangi dili seçerseniz seçin, belirleyici olan tercümenin kalitesi ve metinlerin birbirine madde madde karşılık gelmesidir.

Geçerli dil maddesi nasıl yazılmalı?

İki dilli bir Çince sözleşmede en önemli tek cümle, metinler arasında farklılık çıkarsa hangisinin esas alınacağını söyleyen geçerli dil maddesidir. Bu madde hiç yazılmazsa ya da “her iki metin eşit derecede geçerlidir” denip bırakılırsa, uyuşmazlık anında yorum tartışması doğar. Çinli tedarikçiler çoğunlukla Çince metnin esas alınmasını ister; bu kabul edilebilir bir talep olabilir, ama o zaman Çince metnin sizin adınıza bağımsız ve uzman bir tercüman tarafından kontrol edilmiş olması şarttır. Alternatif olarak İngilizce metnin esas alınması da müzakere edilebilir.

Geçerli dil maddesinin yanı sıra eklerin de aynı kurala tabi olduğunu belirtmek gerekir. Teknik şartname, ürün listesi, ambalaj talimatı ve kalite standardı genellikle ayrı ek olarak hazırlanır ve çoğu zaman yalnızca tek dilde kalır. Eklerin hangi dilde olduğunu, ana metinle çelişkide hangisinin üstün geleceğini ve eklerin sözleşmenin ayrılmaz parçası olduğunu açıkça yazmak, ileride “bu belge sözleşmeye dahil değildi” tartışmasını önler. Yeni İpekyolu olarak sözleşme tercümelerinde ekleri ana metinle aynı titizlikle ele alıyor, terim listesini tüm belgelerde ortak tutuyoruz.

• Hangi dilin esas alınacağını tek ve net bir cümleyle yazın.
• Eklerin dilini ve önceliğini ayrıca belirtin.
• Esas alınacak metni imzadan önce bağımsız bir tercümana kontrol ettirin.
• Sonradan yapılan değişikliklerin de iki dilde yazılacağını şart koşun.

Çinli tedarikçinin resmi Çince adı ve imza yetkisi

Çin'de bir şirketin hukuken tek geçerli adı, iş lisansında yazan Çince addır. Kartvizitlerde, Alibaba sayfalarında ve e-postalarda kullanılan İngilizce isimler çoğu zaman serbestçe seçilmiş ticari adlardır ve resmi kayıtta yer almayabilir. Sözleşmede tarafı yalnızca İngilizce adla tanımlamak, uyuşmazlık anında “bu sözleşmeyi kim imzaladı” sorusunu doğurabilir. Bu yüzden Çince sözleşmede tedarikçinin tam Çince unvanı, birleşik sosyal kredi kodu ve kayıtlı adresi mutlaka yer almalıdır. Bu bilgilerin resmi kayıtla birebir aynı olduğunu imzadan önce kontrol etmek en basit ama en etkili güvenlik adımıdır.

İmza tarafında da benzer bir dikkat gerekir. Çin'de şirketi temsil eden kişi “yasal temsilci” olarak kaydedilir; satış müdürü veya ticaret sorumlusu sözleşmeyi imzalayabilir, ancak bu durumda yetki belgesi istemek ya da şirket mührünün basılmasını şart koşmak yerinde olur. Türk tarafında da imza yetkilisinin adının, unvanının ve şirketin tam ticari unvanının Çince karşılığıyla birlikte yazılması, Çinli tarafın iç onay sürecini hızlandırır. Türk şirket unvanlarının Çince'ye nasıl aktarılacağı konusunda tutarlı bir tercih yapmak, faturalar ve gümrük belgeleriyle de uyum sağlar.

Şirket mührü (公章) Çince sözleşmede neden bu kadar önemli?

Türkiye'de imza esas alınırken Çin iş hayatında şirket mührü çok daha belirleyicidir. Kırmızı, yuvarlak ve üzerinde şirketin Çince adı yazan resmi mühür (公章) ya da sözleşmelere özel mühür (合同专用章), şirketin iradesini gösteren temel işarettir. Çinli tedarikçiyle sözleşmede mührün bulunması, metnin şirket adına onaylandığını gösterir. Mühür üzerindeki adın sözleşmedeki Çince unvanla birebir aynı olup olmadığını kontrol edin; farklı bir şirketin, örneğin bağlı bir ticaret şirketinin mührü basılmışsa bunu imzadan önce netleştirin.

Birden fazla sayfadan oluşan sözleşmelerde Çin'de yaygın bir uygulama vardır: sayfaların kenarına, her sayfaya taşacak şekilde basılan “sayfa arası mühür” (骑缝章). Bu yöntem sonradan sayfa değiştirilmesini zorlaştırır. Uzaktan imzalanan sözleşmelerde taranmış kopyalar kullanılsa da, önemli anlaşmalarda ıslak imzalı ve mühürlü asılların karşılıklı kargoyla gönderilmesi tavsiye edilir. Türk tarafının da şirket kaşesini ve yetkili imzasını aynı düzende atması, belgeye simetrik bir güvenilirlik kazandırır. Asılları arşivlerken hangi nüshanın hangi tarafta kaldığını ve kargo takip numaralarını kayıt altına almak da ileride işinizi kolaylaştırır.

Ürün, kalite ve teslim şartlarını iki dilde netleştirmek

Çinli tedarikçiyle yaşanan sorunların çoğu hukuki değil tekniktir: renk tonu, malzeme kalınlığı, tolerans, ambalaj ölçüsü veya etiket içeriği konusunda farklı anlayışlar. Sözleşmenin ürün bölümünde “iyi kalite” gibi belirsiz ifadeler yerine ölçülebilir kriterler kullanın: malzeme cinsi, ağırlık, ölçü, test yöntemi, kabul edilebilir hata oranı ve onaylı numune referansı. Onaylanmış numunenin fotoğraflarını ve kodunu eke koymak, Çince ve Türkçe metinlerin aynı ürünü tarif ettiğinden emin olmanın en pratik yoludur. Mühürlenmiş bir onay numunesini hem fabrikada hem de sizde saklamak, üretim sonrası tartışmalarda somut bir referans sağlar.

Teslim şartlarında Incoterms kurallarını (örneğin FOB, CIF, EXW) sürümüyle birlikte yazmak, liman adını açıkça belirtmek ve yükleme tarihini neye bağladığınızı netleştirmek gerekir. Gecikme halinde ne olacağı, kısmi sevkiyatın kabul edilip edilmeyeceği ve sevkiyat öncesi denetimin kim tarafından yapılacağı da sözleşmede yer almalıdır. Türkiye'ye ithalatta uygulanacak vergi ve belgeler ürüne göre değiştiği için bu kısımda gümrük müşavirinizle önceden konuşmak ve gerekli belgelerin, örneğin menşe şahadetnamesinin, tedarikçi tarafından sağlanacağını sözleşmeye yazmak işinizi kolaylaştırır.

Ödeme maddeleri: 定金 ile 订金 farkı ve diğer tuzaklar

Çince sözleşme tercümesinde en sık karşılaşılan ince noktalardan biri “depozito” kavramıdır. Çince'de okunuşu aynı olan iki kelime vardır: 定金 ve 订金. Çin hukukunda 定金, taraflardan biri yükümlülüğünü yerine getirmezse özel sonuçlar doğuran bir teminat niteliği taşır; 订金 ise genellikle basit bir ön ödeme olarak değerlendirilir. Tercümede bu ayrım gözden kaçarsa, ödediğiniz avansın hukuki niteliği beklediğinizden farklı olabilir. Hangisinin kullanılacağını ve sonuçlarını bilinçli olarak seçmek için sözleşmeyi imzalamadan önce Çin hukukunu bilen bir danışmana teyit ettirmek en doğrusudur.

Ödeme bölümünde ayrıca banka bilgilerinin değişmesi riskine karşı bir madde eklemek önemlidir: Tedarikçinin banka hesabı yalnızca sözleşmede yazan, şirketin kendi adına kayıtlı hesap olmalı ve değişiklikler yalnızca mühürlü resmi yazıyla kabul edilmelidir. E-posta ile gelen “hesabımız değişti” mesajları ticari dolandırıcılığın klasik yöntemlerindendir. Para birimi, ödeme aşamaları (avans, sevkiyat öncesi, konşimento karşılığı gibi) ve banka masraflarının kime ait olduğu da iki dilde aynı netlikte yazılmalıdır.

Uyuşmazlık çözümü ve uygulanacak hukuk

Türk firmaları doğal olarak Türk hukukunu ve İstanbul mahkemelerini tercih eder; ancak bir mahkeme kararının Çin'de icra edilebilmesi ayrı bir konudur. Bu nedenle uluslararası ticarette tahkim sıkça tercih edilir. Çin'deki köklü tahkim kurumları veya Hong Kong, Singapur gibi tarafsız merkezler sözleşmelerde sık görülen seçeneklerdir. Hangi yolun sizin için uygun olduğu; sipariş büyüklüğüne, tedarikçinin varlıklarının nerede olduğuna ve iki ülke arasındaki güncel hukuki düzenlemelere bağlıdır. Bu tercihi bir hukukçuyla birlikte yapmanızı ve maddeyi her iki dilde aynı kurum adıyla yazmanızı öneririz.

Tahkim kurumunun adının Çince ve İngilizce resmi adıyla yazılması kritik bir ayrıntıdır. Yanlış ya da eksik yazılmış kurum adı, maddenin geçersiz sayılmasına kadar uzanan tartışmalara yol açabilir. Aynı şekilde tahkim dili, tahkim yeri ve hakem sayısı da belirtilmelidir. Tahkim dilini İngilizce seçmek, Türk tarafının süreci doğrudan takip etmesini kolaylaştırabilir. Bunlar ilk bakışta teknik ayrıntılar gibi görünse de, sorun yaşandığında zaman ve maliyet açısından en çok fark yaratan maddelerdir.

Çince sözleşme tercümesinde sık yapılan hatalar ve kontrol listesi

Sözleşme imzalandıktan sonra da tercüme işi bitmez. Sipariş değişiklikleri, fiyat güncellemeleri, yeni ürün kodları ve ek protokoller zamanla birikir. Bu belgelerin her biri ana sözleşmeyle aynı terim listesi kullanılarak iki dilde hazırlanmazsa, birkaç ay içinde birbirini tutmayan bir dosya yığını oluşur. Pratik bir yöntem, sözleşmeyle birlikte Türkçe–Çince bir terim sözlüğü oluşturmak ve tüm yazışmalarda, siparişlerde ve eklerde bu sözlüğe sadık kalmaktır. Ayrıca WeChat üzerinden yapılan önemli mutabakatları da e-postayla veya yazılı bir ek protokolle teyit etmek, sözlü ya da anlık mesajla verilen sözlerin kayıt altına alınmasını sağlar.

Makine çevirisiyle hazırlanmış Çince sözleşmeler ilk bakışta düzgün görünse de hukuki terimlerde, rakamlarda ve olumsuz cümlelerde ciddi hatalar barındırabilir. “Hariç” ile “dahil”, “en az” ile “en fazla” gibi küçük farklar sözleşmenin anlamını tersine çevirebilir. Tarih formatları, ondalık ayraçlar ve para birimi kısaltmaları da iki metin arasında tutarsızlık yaratan sık kaynaklardır. İyi bir sözleşme tercümesi yalnızca dili değil, iki farklı iş kültürünün beklentilerini de doğru aktarır. Yeni İpekyolu olarak Çince sözleşme hazırlığında hem tercüme hem de Çinli tedarikçiyle madde madde müzakere sürecinde yanınızdayız; sözleşmenizi imzadan önce birlikte gözden geçirmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

• Tarafların Çince resmi adları ve kredi kodları kayıtla aynı mı?
• Geçerli dil maddesi ve eklerin önceliği yazılı mı?
• Rakamlar, tarihler ve para birimleri iki metinde birebir aynı mı?
• Depozito teriminin Çince karşılığı bilinçli seçildi mi?
• Banka hesabı değişikliği için mühürlü yazı şartı var mı?
• Mühür, sözleşmedeki Çince unvanla aynı şirkete mi ait?