Sevkiyat Öncesi Kalite Kontrol Rehberi: AQL ve Kontrol Listesi

Sevkiyat öncesi kalite kontrol nedir, ne zaman yapılır?

Sevkiyat öncesi kalite kontrol (Pre-Shipment Inspection, PSI), üretimin tamamlandığı ve malın büyük kısmının paketlendiği aşamada bağımsız bir müfettişin fabrikayı ziyaret ederek rastgele örnekler seçmesi ve bu örnekleri onaylı numune ile ürün şartnamesine göre incelemesidir. Genel uygulama, kontrolün siparişin en az büyük bölümü paketlendiğinde yapılmasıdır; böylece seçilen örnekler gerçekten sevk edilecek partiyi temsil eder.

PSI, kalite yönetiminin tek adımı değildir. Daha büyük veya karmaşık siparişlerde üretim başlamadan önce hammadde ve ilk parça kontrolü (IPC), üretimin ortasında ara kontrol (DUPRO) ve konteyner yüklemesi sırasında yükleme kontrolü de yapılabilir. Hangi kontrollerin gerektiği ürünün riskine, sipariş büyüklüğüne ve tedarikçiyle geçmiş deneyiminize göre belirlenir. Yeni bir tedarikçiyle ilk siparişte bu adımları daha sık kullanmak mantıklıdır.

• IPC: üretim öncesi hammadde ve ilk parça kontrolü
• DUPRO: üretim sırasında ara kontrol
• PSI: sevkiyat öncesi son kontrol
• Yükleme kontrolü: konteyner yükleme ve mühürleme gözetimi

AQL nedir? Sevkiyat öncesi kalite kontrolde örneklem mantığı

Binlerce ürünlük bir partinin tamamını tek tek kontrol etmek çoğu zaman pratik değildir. AQL (Acceptable Quality Limit, kabul edilebilir kalite sınırı), ISO 2859-1 gibi uluslararası standartlara dayanan bir istatistiksel örneklem yöntemidir. Parti büyüklüğüne ve seçilen kontrol seviyesine göre kaç adet ürünün inceleneceği ve bu örneklemde en fazla kaç kusura izin verileceği bir tablo üzerinden belirlenir.

Uygulamada en sık genel kontrol seviyesi II kullanılır. Örneğin bir parti için tablo belirli sayıda ürünün incelenmesini öngörür ve seçilen AQL değerine göre bir “kabul” ve “ret” sayısı verir. Örneklemde bulunan kusur sayısı kabul sayısına eşit veya altındaysa parti kabul edilir; ret sayısına ulaşırsa parti reddedilir. Bu sistemin değeri, kararın kişisel izlenime değil önceden üzerinde anlaşılmış objektif bir kurala dayanmasıdır.

AQL değerleri kusur sınıflarına göre ayrı ayrı belirlenir ve sözleşmede veya kontrol talimatında yazılı olmalıdır. Hangi değerlerin uygun olduğu ürün türüne, hedef pazara ve müşterinizin beklentisine bağlıdır. Çocuk ürünleri veya elektrikli ürünler gibi güvenlik açısından hassas kategorilerde kritik kusurlara hiç tolerans tanınmaması yaygın bir uygulamadır.

Kritik, majör ve minör kusur: sınıflandırma nasıl yapılır?

Kritik kusurlar, kullanıcının sağlığını veya güvenliğini tehdit edebilen ya da yasal gereklilikleri ihlal eden kusurlardır: keskin kenarlar, yutulabilecek küçük parçalar, elektrik yalıtım hataları gibi. Majör kusurlar, ürünün işlevini veya satılabilirliğini ciddi şekilde etkileyen sorunlardır: çalışmayan bir mekanizma, belirgin ölçü sapması, yanlış renk veya kırık parça. Minör kusurlar ise ürünü kullanılmaz kılmayan ama kalite algısını düşüren küçük kozmetik hatalardır.

Sınıflandırmanın tartışmaya yol açmaması için ürününüze özel bir kusur listesi hazırlamak en iyi yöntemdir. Bu listede her kusur türü, fotoğraflı örneklerle birlikte hangi sınıfa girdiği belirtilerek tanımlanır. Örneğin bir tekstil ürününde kaçık dikiş majör, küçük bir iplik ucu ise minör olarak tanımlanabilir. Liste Çinceye çevrilip fabrika ile önceden paylaşıldığında, üretim ekibi de neye dikkat etmesi gerektiğini net olarak bilir.

Sevkiyat öncesi kalite kontrol listesi: neler incelenir?

Kontrol, ürünün kendisinden önce miktar ve ambalajla başlar. Müfettiş sevkiyata hazır koli sayısını sipariş miktarıyla karşılaştırır, rastgele koliler seçerek açar, koli işaretlerini, barkodları ve iç ambalajı kontrol eder. Ardından ürünler görsel olarak incelenir, ölçü ve ağırlık ölçülür, renk onaylı numuneyle karşılaştırılır ve ürüne özel fonksiyon testleri yapılır.

Ürüne göre ek testler de eklenebilir: düşme testi, kumaşta renk haslığı için basit sürtme testi, elektrikli ürünlerde güvenlik ve çalışma testi, kapaklı ürünlerde sızdırmazlık testi veya montaj gerektiren ürünlerde kurulum testi gibi. Hangi testlerin yapılacağını ve bunların kabul kriterlerini kontrol talimatına yazmak, müfettişin sizin beklentinizi tam olarak uygulamasını sağlar.

• Miktar ve koli sayısı kontrolü
• Koli işaretleri, barkod ve etiketler
• Görsel kontrol ve kusur sınıflandırması
• Ölçü, ağırlık ve renk karşılaştırması
• Fonksiyon ve ürüne özel testler
• Ambalaj sağlamlığı ve düşme testi

Kontrol talimatı nasıl hazırlanır? Başarılı bir denetimin ön koşulu

Müfettişin işi, sizin tanımladığınız kalite beklentisini sahada uygulamaktır. Bu nedenle kontrol talimatı ne kadar net olursa rapor da o kadar değerli olur. Talimatta ürün şartnamesi, onaylı numunenin fotoğrafları, ölçü toleransları, renk referansları, ambalaj ve etiket gereklilikleri, yapılacak testler, AQL değerleri ve ürüne özel kusur listesi yer almalıdır.

Talimatın tedarikçiyle önceden paylaşılması da önemlidir. Fabrika, kontrolde hangi kriterlere bakılacağını bildiğinde kendi iç kontrolünü de bu kriterlere göre yapar ve ret riski azalır. Kontrol tarihi, fabrikanın gerçekten hazır olduğu bir güne planlanmalı; aksi halde müfettiş yarım paketlenmiş bir partiyle karşılaşır ve kontrolün yeniden yapılması gerekebilir.

Onaylı numunenin fabrikada mühürlü olarak saklanması, kontrol günü müfettişin karşılaştırma yapabileceği somut bir referans sunar. Numune fabrikada yoksa veya üretim sırasında revize edildiyse, son onaylanan halin fotoğraflarını ve revizyon notlarını talimata eklemek gerekir. Renk ve doku gibi fotoğrafla tam aktarılamayan özellikler için Pantone kodu, kumaş kartı veya malzeme parçası gibi fiziksel referanslar kullanmak, sahada yaşanabilecek yorum farklılıklarını en aza indirir ve raporun güvenilirliğini artırır.

Kalite kontrol raporu nasıl okunur ve sonuç olumsuzsa ne yapılır?

İyi bir kalite kontrol raporu genel sonucu (kabul, ret veya beklemede), kontrol edilen örneklem sayısını, bulunan kusurları sınıflarına göre, ölçüm sonuçlarını ve her bulgu için fotoğrafları içerir. Raporu okurken yalnızca genel sonuca değil, kusurların türüne ve tekrar edip etmediğine de bakın. Aynı kusurun birçok üründe görülmesi, sistematik bir üretim sorununa işaret edebilir ve tedarikçiyle kök neden konuşmasını gerektirir.

Sonuç olumsuzsa panik yapmadan seçenekleri değerlendirin: tüm partinin fabrika tarafından ayıklanıp kusurlu ürünlerin değiştirilmesi, belirli bir düzeltme işleminin yapılması veya üretimin kısmen yenilenmesi. Ardından yeniden kontrol planlanır. Kalan ödemeyi kontrol sonucuna bağlamış olmanız bu görüşmede size güçlü bir pozisyon sağlar. Tüm mutabakatları yazılı olarak kayda geçirmek, bir sonraki siparişte aynı sorunun tekrarını önler.

Olumsuz bir sonucun ardından tedarikçiden yazılı bir düzeltici faaliyet planı istemek iyi bir alışkanlıktır. Bu planda sorunun kök nedeni, hangi önlemlerin alındığı, ayıklama işleminin nasıl yapılacağı ve gelecekte tekrarını önlemek için hangi kontrol adımlarının ekleneceği yer almalıdır. Plan, yeniden kontrolde müfettişe de iletilir; böylece müfettiş yalnızca kusur sayısına değil, alınan önlemlerin uygulanıp uygulanmadığına da bakar.

Yükleme kontrolü ve Yeni İpekyolu ile sevkiyat öncesi kalite kontrol

PSI sonucu olumlu olsa bile yükleme sırasında yaşanabilecek sorunları gözden kaçırmamak gerekir: eksik koli yüklenmesi, onaylanmayan partilerin araya karışması veya kolilerin hasar görecek şekilde istiflenmesi. Yükleme kontrolünde müfettiş konteynerin durumunu, yüklenen koli sayısını ve ürünlerin rastgele kontrolünü kayda geçirir, ardından mühürleme anını fotoğraflar. Bu kayıtlar gümrük ve sigorta süreçlerinde de işinize yarar.

Yeni İpekyolu olarak Guangzhou, Shenzhen, Yiwu, Şanghay ve çevresindeki ekiplerimizle üretim öncesi, üretim sırası, sevkiyat öncesi ve yükleme kontrollerini Türkçe raporlarla sunuyoruz. Kontrol talimatınızı birlikte hazırlıyor, kusur listesini Çinceye aktarıyor ve sonuç olumsuz çıktığında tedarikçiyle düzeltme sürecini sahada takip ediyoruz. Bir sonraki siparişiniz için sevkiyat öncesi kalite kontrol planlamak isterseniz bizimle iletişime geçin.